Microsoft Flow – Hatırlatma Uygulaması

Microsoft Flow ile ilgili daha önceki kısa yazılarımda Flow’un ne olduğundan, şablon kullanarak nasıl akış geliştirebileceğimizden ve boş bir akış ile farklı türdeki eylemleri nasıl kullanabileceğimizden bahsetmeye çalışmıştım. Şimdi bir gerçek hayat uygulaması hazırlamaya çalışalım istiyorum.

Pek çok müşterimizde SharePoint üzerinde tuttukları dokümanlar veya liste öğeleri üzerinden hatırlatma uygulaması ihtiyacı oluyor. Örneğin bir kütüphanede sözleşmelerinizi tutuyorsunuz. Meta veri olarak sözleşmenin başlangıç tarihi ve bitiş tarihi elinizde veri olarak var. Bu durumda bir sözleşme hatırlatma uygulaması çok işe yarardı sanırım. Örneğin sözleşmenin bitmesine 30 gün kala yenileme çalışmalarını yapabilmeniz için size e-posta gelseydi. Veya çalışanlarınıza ait özel sağlık sigortalarını bir listede tutuyorsanız ve her özel sağlık sigortasının yenileme tarihi farklıysa günlük kontrolleri sizin yerinize bir sürecin yapması ve ilgili kişilere yenileme çalışması için hatırlatma bilgisi verseydi eminim işiniz bir hayli kolaylaşırdı. Bu konudaki senaryo örneklerini artırmak mümkün. Bu nedenle burada örneklemeye çalışacağım senaryo şu şekilde olacak.

“Sigortalar isimli bir listemiz var. İçeriğinde personelin adı, sigortanın türü ve sigortanın yenileme tarihi bilgisini tutuyoruz. İlgili poliçenin yenilenmesine 7 gün kala bir hatırlatma e-postası almak istiyoruz.”

Söz konusu örnek için SharePoint listemiz aşağıdaki görünümde olacak.

 

Akışımıza öncelikle hangi sıklıkla akışın tetiklenmesini istediğimizi belirteceğimiz bir yineleme öğesi ekliyorum. Örnek akışımda sık aralıklarla çalıştırmak istediğimden zamanlamayı 5 dakika olarak ayarlayacağım ama gerçek senaryomuzda bunu günlük yineleyecek şekilde oluşturmak anlamlı olacaktır.

 

 

Ardından diğer eylemlerimi bir grup içinde saklayabilmek için “Scope / Kapsam” öğesi ekliyorum. Bu sayede kapsam öğesinin içerisine ekleyeceğim eylem ve koşullar gruplanmış olacak. Özellikle büyük ölçekli akışlarınızda bu öğeyi kullanmak akışınızın okunmasını kolaylaştıracaktır.

Kapsam öğemin içerisinde ilk olarak koşulumu sağlayacan “7 gün sonrası” yapısını oluşturmam gerekiyor. Doğrudan liste filtresinde de bunu yapabiliriz ancak okunmayı kolaylaştırmak ve parçala-yönet prensibiyle uygulamamı daha küçük parçalara ayırmak istiyorum. Compose öğesi sizden alacağı fonksiyon değerini çalıştırıp sonucunu bir çıktı değişkenine yazan yapı olarak tanımlanabilir. en bu fonksiyon ile bugünün tarihine 7 gün ekleyerek bir değişken oluşturacağım.

 

 

Önemli bir nokta bu bölümde yazacağınız fonksiyonu tırnak işaretleri içerisinde yazmanız gerekliliği. Aksi durumda çalışmayacaktır.  Yukarıdaki ekranda yer alan fonksiyon saat bazında da ekleme yaptığından karşılaştırma işlemlerinde sorun yaratabilir. Bu nedenle eğer saat cinsinden bir karşılaştırma yapmayacaksanız fonksiyonu aşağıdaki gibi sadece tarihi döndürecek şekilde düzenleyebilirsiniz.

Şimdi SharePoint’te yer alan Sigortalar listesindeki kayıtlardan yenileme tarihi alanı oluşturduğumuz fonksiyon çıktısına eşit olan kayıtları almaya çalışalım.

 

 

SharePoint – Öğeleri Al aktivitesi ile Sigortalar listesindeki tüm kayıtları alıp “Sorguyu Filtrele” alanında sadece “YenilemeTarihi” alanı oluşturduğumuz çıktı olanlara göre filtreleme yapabilirim.

Son olarak artık kriterimize uyan kayıtlar varsa bir e-posta bilgilendirmesi yapılmasını sağlayabiliriz. Bunun için bir döngü kullanacağım. Tabi önce döngünün gerçekleşeceği kayıt setini vermemiz gerekiyor. Bu bölümde dinamik veriler aracılığı ile akışımızın bir önceki eyleminde filtreleyerek elde ettiğimiz SharePoint kayıt setini verebiliriz.

 

 

Şimdi ise bu kayıt setindeki her bir öğe için öğeyi oluşturan kullanıcıya dinamik verilerle zenginleştirdiğimiz bir konu ve gövde alanıyla e-posta gönderimini gerçekleştirebiliriz.

 

 

Akışımızı bir bütün olarak görmek gerekirse çıktımız şu şekilde olacaktır.

 

 

Çalıştırdığımızda akışınızda bir hata varsa her bir bölümünüz için ayrı ayrı hata raporları verebilir veya aşağıdaki ekrandaki her bir grubu tıkladığınızda detayında gerçekleşen işlemleri, geri dönen sorgu sonuçlarını daha net olarak görebilirsiniz.

 

Ve sonuç (ilk ekrandaki verileri koşullarımıza uyabilmesi için) ;

 

 

 

No Comments

Leave a Comment

Please be polite. We appreciate that.
Your email address will not be published and required fields are marked