Microsoft Flow Arşiv

Microsoft Flow – Hatırlatma Uygulaması

Microsoft Flow ile ilgili daha önceki kısa yazılarımda Flow’un ne olduğundan, şablon kullanarak nasıl akış geliştirebileceğimizden ve boş bir akış ile farklı türdeki eylemleri nasıl kullanabileceğimizden bahsetmeye çalışmıştım. Şimdi bir gerçek hayat uygulaması hazırlamaya çalışalım istiyorum.

Pek çok müşterimizde SharePoint üzerinde tuttukları dokümanlar veya liste öğeleri üzerinden hatırlatma uygulaması ihtiyacı oluyor. Örneğin bir kütüphanede sözleşmelerinizi tutuyorsunuz. Meta veri olarak sözleşmenin başlangıç tarihi ve bitiş tarihi elinizde veri olarak var. Bu durumda bir sözleşme hatırlatma uygulaması çok işe yarardı sanırım. Örneğin sözleşmenin bitmesine 30 gün kala yenileme çalışmalarını yapabilmeniz için size e-posta gelseydi. Veya çalışanlarınıza ait özel sağlık sigortalarını bir listede tutuyorsanız ve her özel sağlık sigortasının yenileme tarihi farklıysa günlük kontrolleri sizin yerinize bir sürecin yapması ve ilgili kişilere yenileme çalışması için hatırlatma bilgisi verseydi eminim işiniz bir hayli kolaylaşırdı. Bu konudaki senaryo örneklerini artırmak mümkün. Bu nedenle burada örneklemeye çalışacağım senaryo şu şekilde olacak.

“Sigortalar isimli bir listemiz var. İçeriğinde personelin adı, sigortanın türü ve sigortanın yenileme tarihi bilgisini tutuyoruz. İlgili poliçenin yenilenmesine 7 gün kala bir hatırlatma e-postası almak istiyoruz.”

Söz konusu örnek için SharePoint listemiz aşağıdaki görünümde olacak.

 

Microsoft Flow – Boş Akış Oluşturma

Daha önceki kısa yazılarımda Microsoft Flow’un ne olduğundan ve hazır bir şablonu kullanarak hızlıca ihtiyaca yönelik bir otomasyon kurmaktan bahsetmiştim. Bu yazılara ayrıca aşağıdaki bağlantılardan da erişebilirsiniz.

Şimdi ise boş akış şablonunu kullanarak yeni bir senaryonun denemesini yapmaya çalışalım. Senaryomuz şu olacak;

“OneDrive’ımız içerisindeki spesifik bir klasöre, dosya adı içerisinde belirttiğimiz metin geçen dosyalar için bir akış oluşturmak. Eğer belirttiğimiz metin geçiyorsa buna göre konu barındıran bir e-posta, geçmiyorsa farklı bir konu ve içerikte başka bir e-posta almak. Ve son olarak her iki koşulda da bu dosyanın SharePoint içerisinde belirteceğimiz bir kütüphaneye kayıt olmasını sağlamak”

Bunun için öncelikle https://flow.microsoft.com adresine kullanım yetkisi olan bir hesap ile giriş yapmamız gerekiyor elbette. Ardından üst bölümde yer alan bağlantı aracılığı ile “Boş akış oluştur” komutunu veriyoruz.

Microsoft Flow – Şablondan Akış Oluşturma

Microsoft Flow ile temel hedef kitle etkin kullanıcı (power user) olarak nitelendirdiğimiz, bilgisayar ve temel Microsoft Office kullanım yetkinliğine sahip kişiler. Bu nedenle Flow içerisinde kod yazmaya olan ihtiyaç en aza indirgenmiş durumda. Tabi bazı alanlarda filtreleme gibi işlemleri yerine getirmek için bir miktar teknik kişi desteğine ihtiyaç olacaktır. Çünkü bu bölümlerde OData filtreleri, vb yapılar kullanılıyor.

Bu kısa yazıda mevcut şablonlar üzerinden iki servisi birbirine bağlayarak bir süreci otomatikleştirmeye çalışacağız. Temel senaryomuz şu şekilde;

“Twitter’da belli bir hashtag kullanılarak atılmış tweetleri bir SharePoint listesinde toplamak”

Microsoft Flow’un 300’den fazla şablon barındırdığından bahsetmiştik. Bu şimdilik etiketiyle vermemiz gereken bir rakam çünkü her geçen gün hem paylaşım yapan insanların hem de Microsoft’un yeni servisleri veya senaryoları barındıran şablonları buraya eklemekte olduğu bilgisini paylaşmakta yarar var.

Microsoft Flow Nedir?

Microsoft Flow bulut tabanlı, kullanıcılar akış oluşturması ve süreçlerini otomatik hale getirmesi amacıyla kullanılan bir yazılımdır tanımı yanlış olmaz sanırım. Arka planda pek çok Microsoft servisi ve third-party servis ile entegre çalışan yapı sayesinde oldukça basit ve günlük hayatta ciddi zaman tasarrufu sağlayan otomatikleştirilmiş akışlar oluşturabilirsiniz. Temel olarak koşul ve koşula bağlı aksiyonlar olarak tanımlayabileceğimiz yapı sayesinde Exchange Online, Dynamics, PowerApps, SharePoint, vb hem bulut tabanlı hem de GateWay aracılığı ile on-premise sistemi entegre edebildiğiniz süreçler oluşturmak mümkündür.

Bazı örnek senaryolar üzerinden duruma bakacak olursak;

  • Dynamics’de oluşturulan her bir fırsat kaydı için satış uzmanlarına otomatik bir e-postanın gönderilmesi.
  • SharePoint’te oluşturulacak veya güncellenecek her bir kayıt için arka planda Yammer veya Teams’de bir post oluşturulması.
  • Belli bir zaman aralığında size hatırlatma e-postaları gönderilmesi.
  • Belli bir hashtag içeren tweetler için size e-posta göndermesi veya bir listeye bu tweetleri kaydetmesi.

Ve benzeri pek çok küçük süreci tek başına veya bir biri ardına ekleyerek daha büyük bir süreç oluşturmak mümkün hale getirilebilir Microsoft Flow aracılığı ile.