SharePoint Arşiv

Finding List Name Using List ID in SharePoint

Sometimes you just have the ID of the list. For example, if you have code that calls an API and the software developer who wrote that code directly used the ID of the list. In this case, it may take some time to find out which list on your site has this ID.

If you only have the ID of the list and you are wondering which SharePoint list this ID corresponds to, a PowerShell Snippet like the one below can work.

How To Fix a Degraded Search Index Partition in a SharePoint Farm

If you are working with SharePoint 2013, 2016 or 2019, you may encounter an error like the following when you want to search for a keyword on the site.

When you want to check the status of the Search Service Application to diagnose the probem, you can see a screen like the one below. A warning icon on Index Partition!

To understand the problem in more detail you can open up a PowerShell window (used the option “Run As Administrator” to ensure proper permissions) and executed the following commands:

After execution or the command, the result confirmed a problem with the Index Partition. Showing the Index component with the Degraded state.

Solution 1

  1. Reset the Search Index
  2. Perform a Full Crawl on Search Content Source

For resetting the search index, you should go to the Central Administration page. Open up Search Service Application management page and click “Reset Index” link on left hand side. To confirm the Index Reset, click “OK” in the popup message.

And then you should re-index all content sources. For this operation, you should go to the Central Administration Console. Then open Search Service Application Management Page and go to “Content Sources” link. Click any of the content source you already configured earlier, and start full crawl.

Solution 2

You can open up a PowerShell window (used the option “Run As Administrator” to ensure proper permissions) and execute the following commands:


Searching in SharePoint Recycle Bin

SharePoint’s trash mechanism is a commonly known concept. However, sometimes there are too many items in the trash can.

Since you cannot filter it, it is very difficult to see if the item you are looking for is in the trash can. In this case, you can tell if the item you are looking for has been deleted with a PowerShell script as follows.


Deleting RBS (Remote Blob Storage) Data on Disk (SharePoint)

There are two options to store your content data of your applications on your Microsoft SharePoint environment.


This option stores the files uploaded to the site as binary content in content database tables. With this option active, default settings of SharePoint recycle bin will be in use when deleting content. These settings — described in details below — keeps the deleted content in content database and enables you to restore it even after 60 days (default value is 30 + 30 days).

RBS (Remote Blob Storage)

Remote Blob Storage is a whole other subject and we will focus on some of the problems we face on this subject. To learn more about RBS, I recommend reading this article:

If I have to briefly explain, it is about storing binary BLOB data which is stored in content database by default outside of content database. In the case where RBS is used, default recycle bin in SharePoint works the same way, however in addition to the default setting of 30 + 30 days, garbage collection process of RBS must be performed. Otherwise, deleted SharePoint content will continue to take up space on the disk.

Workflow Manager Migration

Workflow Manager Server is a technology that is used to host high-scale, high-density workflows. It allows you to develop workflows as declarative model. In other words, there is no code in the workflows to be developed, only their declarations. It is aimed to apply business logic to the flow by communicating with the background systems over the services. It is built on Microsoft .Net Framework 4.5 and Windows Workflow Foundation.

The general use of Workflow Manager is running SharePoint Workflows on Microsoft SharePoint Server. Although Workflow Manager is not a technology created for SharePoint, it is mainly used with SharePoint product.

It works in Farm topology. So, just like SharePoint or Exchange Server farms, you perform a farm configuration after the initial server setup. Then, you can add servers to this farm that you created by installing applications on new servers. If we talk about SharePoint specific, you can also install directly on servers that have SharePoint Server installed without a separate server. (Not recommended, however)

After a brief summary about Workflow Manager, I would like to come to the main issue I want to address in this article. As with all server applications, you may want to move Workflow Manager to a different environment over the server that it is currently configured. Your reasons may be one of the following;

  • After the difficulties experienced in the current environment, you could not be able to make in-place corrections and you want to re-install.
  • After an architectural decision, you may want to install Workflow Manager as a separate farm.
  • After a disaster scenario, you may only have up-to-date Workflow Manager databases and want to continue your work with a new configuration.
  • You may want to renew the configuration due to infrastructure operations such as Windows upgrade, domain upgrade / change etc. in the installed environment.

It is possible to increase these reasons. Basically, re-installing and configuring an application does not seem like a serious problem. However, when it comes to a structure like Workflow Manager, one of the important issue is business continuity. You can have dozens of workflows that have been deployed on their existing setup, and thousands of instances of these workflows associated with SharePoint lists and libraries. Of course, you will not want to re-deploy all of your workflows, nor to lose the ongoing instances and restart them. At this point, it is significant to configure a healthy environment and to ensure that the existing farm works with ongoing instances of this environment.

To perform this process, we first need to define our prerequisites.

Workflow Manager Certificate Expiration

If you are using Workflow Manager 1.0 on SharePoint, you may face problems of workflows failing to run due to unexpected expiration of Workflow Manager and Service Bus certificates 5 years after the initial setup. This happens because the certificates that are generated during the setup do not get updated automatically after they expire. It may appear to be a minor issue which could be resolved by renewing the certificate, however you will get stuck once Workflow Manager expires and stops you from renewing.

Even though renewing certificates is not a difficult task, it may get complicated once you are prohibited to renew them after they expire. The reason is while active, Workflow Manager PowerShell checks certificates and it is not possible to establish connection between farms and Workflow Manager with an expired certificate. The error message you will receive while working with PowerShell and in the SharePoint logs will be as follows:

“Certificate requested with thumbprint … not found in the certificate store”

RBS (Remote Blob Storage) Verisinin Disk Üzerinden Silinmesi (SharePoint)


RBS (Remote Blob Storage)

Workflow Manager Server Migration

Workflow Manager Server yüksek ölçekli, yüksek yoğunluklu iş akışlarını barındırmak için kullanılmakta olan bir teknolojidir. Bildirim tabanlı (declarative) bir modelde geliştirme yapmanıza izin verir. Yani geliştirdiğiniz iş akışlarında kod barınmaz, sadece deklerasyonları barınır. Arka plan sistemleri ile servisler üzerinden haberleşerek iş mantığının akışa uygulanması amaçlanır. Microsoft .Net Framework 4.5 ve Windows Workflow Foundation üzerinde inşa edilmiştir.

Workflow Manager’ın genel kullanımı Microsoft SharePoint Server üzerinde SharePoint Workflow’larını çalıştırmaya yöneliktir. Aslında Workflow Manager, SharePoint için yaratılmış bir yapı değildir ancak genel kullanımına baktığımızda ağırlıklı olarak SharePoint ürünü ile beraber kullanıldığını gözlemliyoruz.

Topolojik olarak bir farm mantığında çalışır. Yani tıpkı SharePoint veya Exchange Server farmlarında olduğu gibi ilk sunucu kurulumundan sonra bir farm yapılandırması gerçekleştirirsiniz. Ardından yeni sunucular üzerinde de uygulama kurulumlarını yaparak oluşturduğunuz bu farma ekleyebilirsiniz. SharePoint özelinde bahsedecek olursak, ayrı bir sunucu olmadan doğrudan SharePoint Server kurulu olan sunuculara da kurulum gerçekleştirebilirsiniz. (Ancak önerilmez)

Workflow Manager hakkında kısa bir özetten sonra bu yazıda değinmek istediğim konuya gelmek isterim. Tüm sunucu uygulamalarında olabileceği gibi farklı nedenlerle Workflow Manager’I da mevcutta konfigüre edildiği sunucu üzerinden farklı bir ortama taşımak isteyebilirsiniz. Nedenleriniz aşağıdakilerden biri olabilir;

  • Mevcut ortamda yaşanan sıkıntılar sonrasında in-place düzeltme işlemlerini yapamıyor ve yeniden kurulum yapmak istiyor olabilirsiniz.
  • Alınan mimari bir karar sonrası Workflow Manager’I ayrı bir farm olarak değerlendirmek istiyor olabilirsiniz.
  • Bir felaket senaryosu sonrası elinizde sadece güncel Workflow Manager veritabanları kalmış olabilir ve yeni bir yapılandırma ile çalışmalarınıza devam etmek istiyor olabilirsiniz.
  • Kurulu bulunan ortamda Windows upgrade, domain upgrade/change, vb sistemsel altyapı çalışmaları yapılacak olması sebebiyle konfigürasyonu yenilemek istiyor olabilirsiniz.

Bu nedenleri artırmak mümkün. Temel olarak bir uygulamanın yeniden kurulması ve konfigüre edilmesi çok ciddi bir sorun gibi görünmüyor. Ancak sözkonusu olan iş akışlarını barındıran Workflow Manager gibi bir yapı olduğunda önemli olan konulardan biri de iş sürekliliği. Mevcut kurulumunu üzerinde yaygınlaştırılmış olan onlarca iş akışınız ve bu iş akışlarının SharePoint liste ve kütüphaneleri ile ilişkili binlerce devam örneği (instance) olabilir. Elbette ne tüm akışlarınızı yeniden yaygınlaştırmak isteyeceksiniz ne de devam eden örnekleri kaybedip tüm örnekleri yeniden başlatmayı. Bu noktada sağlıklı bir ortam kurmak ve mevcut yapının bu ortam üzerinde devam eden örnekleri ile beraber çalışmasını sağlamak önem taşıyor.

Bu işlemi gerçekleştirmek için öncelikle ön gereksinimlerimizi tanımlamamız gerekiyor.

Workflow Manager Certificate Expiration

SharePoint ortamınızda iş akışı hizmeti için Workflow Manager 1.0 kullanıyorsanız ilk kurulumunuzdan itibaren 5 yıl sonunda ansızın Workflow Manager ve Service Bus sertifikalarının expire olması nedeniyle iş akışlarınızın çalışmaması problemi ile karşılaşabilirsiniz. Çünkü kurulum esnasında otomatik oluşturulan sertifikaların süresi 5 yıl ve otomatik olarak yenilenmiyor. Çok klasik bir sertifika expire problemi gibi görünse ve hızlıca yeni bir sertifika yardımıyla sorunu aşabileceğinizi düşünsenizde Workflow Manager’ın süresi geçtikten sonra sertifika yenilemenize izin vermemesi ile bu sorunda çıkmaza girebilirsiniz.

Evet maalesef Workflow Manager sertifikalarının yenilenmesi çok basit bir işlem olsa da sertifika expire olduktan sonra bu işlemi gerçekleştirmenize izin verilmiyor. Çünkü Workflow Manager PowerShell yapısı çalışırken sertifika kontrolü yapıyor ve süresi geçmiş bir sertifika ile Workflow Manager farm bağlantısını yapamıyorsunuz. SharePoint loglarında ve işlem yapmak için PowerShell kullanırken alacağınız hata şöyle birşey olacaktır.

“Certificate requested with thumbprint … not found in the certificate store”

Maalesef Workflow Manager sertifika expire tarihi yaklaşırken bir uyarı vermiyor ve tabi 5 yıllık bir periyot için ilk kurulum yaptığınızda kendinize bir hatırlatıcı koymanızda çok uygulanabilir bir işlem değil. Bu nedenle genellikle iş işten geçtikten sonra haberdar oluyoruz.

Bu durumu çeşitli forumlarda aradığınızda genellikle uygulamanız gereken yöntem olarak önerilen yöntemi, yani Workflow Manager farmını yeniden yapılandırmanız ve eski verileri buraya taşımanız önerisini bulacaksınız. Evet bu önerilen yöntem ancak yazıldığı kadar kolay bir operasyon olmayacak 🙂

Sorunu çözmek için hemen aklımıza gelen yöntemlerden birisi de tarihi geri almak ve sertifika değişimini gerçekleştirip yolumuza devam etmek. Burada bu yöntemi işlem adımları şeklinde detaylandırmak istiyorum.